Processing of personal data

Processing of personal data

Processing of personal data by the Prosecution Service

The Prosecution Service works with the police to combat and prosecute crime. We also initiate sentence enforcement and we supervise the processing of criminal cases by the police service and consider complaints against police investigations and case administration.

We process information about individuals (personal data) in criminal proceedings and other cases in the administration of criminal justice, etc. We do this in compliance with the Act on Processing of Personal Data by Law Enforcement Authorities (Act no. 410 of 27 April 2017). We process such data when it is necessary to prevent, investigate, uncover or prosecute criminal offences, or we do it to enforce criminal law sanctions or ensure protection from or prevent threats against public security. Finally, we process information when supervising the police’s handling of criminal proceedings or considering complaints and claims for compensation associated with police investigations and case processing work.

In addition, we process personal data when necessary for other reasons in order to observe a legal obligation resting upon us or to carry out duties for the benefit of society. In that connection, we process data in conformity with the rules of the EU General Data Protection Regulation (Regulation 2016/679) and the Data Protection Act (Act no. 502 of 23 May 2018 on Provisions to Supplement the EU General Data Protection Regulation).

A common requirement of the Law Enforcement Data Processing Act, the EU General Data Protection Regulation and the Data Protection Act is that the Prosecution Service may only process information about racial or ethnic origin, political, religious or philosophical beliefs, trade union membership or genetic and biometric data for the purpose of obtaining unique identification of a natural person, data concerning health  or data about a natural person’s sex life or sexual orientation where it is strictly necessary to attain the purposes referred to above.  Such information is referred to as special categories of data.

When we process personal data, we do it in our IT systems, for example our case processing system.
 

Disclosure of information

The Prosecution Service discloses personal data to the police and the courts, the Directorate of the Prison and Probation Service, the Ministry of Justice and other relevant authorities on an ongoing basis when it is required for the delivery of our general services, for example if we have to disclose information as a consequence of current legislation.

In addition, the Prosecution Service discloses personal data to our data processors who assist with the operation and administration of our computer systems.
 
In certain cases, the Prosecution Service also discloses information to private-sector actors and foreign authorities and organisations.
 

Legal framework

We chiefly process information when performing the duties that follow from the Administration of Justice Act, including Parts 10 and 93a of the Act. Moreover, we process data for purposes including the tasks that follow from the Act on Restraining, Exclusion and Removal Orders, the Extradition Act and other legislation and regulations on international cooperation as well as the Act on Measures to Prevent Money Laundering and the Financing of Terrorism.

We also process information when, for example, you submit an application for access to documents on public files or contact us in other contexts.
 

Your rights

The Law Enforcement (Data Processing) Act, the EU General Data Protection Regulation and the Data Protection Act give you (“the data subject”) a number of rights. They appear from Parts 4 -7 and 22 of the Law Enforcement (Data Protection) Act and Chapter 3 of the EU General Data Protection Regulation and Part 6 of the Data Protection Act.

Your rights are described in a short format below.

As a general rule, you have the right to receive confirmation if you ask whether we process data concerning you. This is called your right of access and means you are also entitled to have access to the information and receive notice particularly of:

  • the purpose and legal basis of the processing of your data,

  • the categories and origin of the information,

  • the names of recipients of the information, if any,

  • the period or criteria for the storing of the information.

Your right to gain access to the information may be postponed to a later point, restricted or denied entirely, if we assess that your right should be set aside to safeguard other
public or private interests, including to

  • avoid obstruction to official or legal inquiries, investigations or procedures,

  • prevent prejudice in the prevention, detection, investigation or prosecution of criminal offences or the enforcement of criminal law sanctions,

  • protect public security,

  • protect the security of the State or

  • protect your own rights or the rights of others.

For the same reasons, there may also be cases in which we cannot inform you if we are processing data concerning you,
You may also object to the processing of information about you and request that:

  • inaccurate information is rectified,

  • incomplete information is made complete,

  • information be deleted, for instance if it has not been processed correctly,

  • processing of information should be restricted, for example, if you do not think the information is correct.

You are entitled to receive a written, reasoned decision if we postpone, restrict or deny your right to access to information or if your request for rectification, deletion or restriction of processing is denied.
 

Whom do you have to contact

Communications concerning the processing of personal data in the central prosecution service should be sent to the Director of Public Prosecutions. The central prosecution service comprises the following entities:

  • The Director of Public Prosecutions

  • The State Prosecutor for Copenhagen (SAK)

  • The State Prosecutor for Viborg (SAV)

  • The State Prosecutor for Serious Economic and International Crime (SØIK)
    (SØIK also performs certain data processing operations for which SØIK itself or the National Commissioner of Police may be the data controller).

The Director of Public Prosecutions has the following contact details:

Director of Public Prosecutions
Frederiksholms Kanal 16
1220 Copenhagen K
Telephone: 72 68 90 00, e-mail: rigsadvokaten@ankl.dk

In addition to the central prosecution service, each of Denmark’s 12 police districts has a local prosecution service. You have to send communication concerning the processing of personal data by the local prosecution service to the Director of Public Prosecutions or the relevant local police district.
If you feel in doubt as to the police district that will be relevant in your case, you may contact the office of the National Commissioner of Police. You may read more about their processing of personal data at the website of the national police: www.politi.dk.
 

Data protection officer

The Director of Public Prosecutions has appointed a data protection officer for the central prosecution service, who will be consulted in all matters of personal data protection. The data protection officer’s responsibility is to provide advice to the Director of Public Prosecutions, the other entities of the central prosecution service and the staff on correct and secure processing of personal data, taking into account the rights and legitimate interests of the data subjects and other individuals concerned. The data protection officer collaborates with the Data Protection Agency and serves as the Data Protection Agency’s contact point at the office of the Director of Public Prosecutions.

The data protection officer can give you more detailed information about the data protection rules. The data protection officer may also provide you with guidance on your rights relative to the processing of personal data and tell you what authorities you have to contact if you want to exercise your rights.

You may read more about the data protection officer’s functions in section 31 of the Law Enforcement (Data Processing) Act and Article 39 of the EU General Data Protection Regulations.

The data protection officer at the Director of Public Prosecutions is:

Anna Alexandra Pontoppidan
Director of Public Prosecutions
Frederiksholms Kanal 16
1220 Copenhagen K
Telephone: 72 68 90 00, email: databeskyttelsesraadgiver@ankl.dk
 

Complaints procedure

The Data Protection Agency is the supervisory authority for personal data processing. You may file a complaint to the Data Protection Agency about our decisions concerning your right of access etc. and our processing of personal data concerning you.
 
You are also entitled to let the Data Protection Agency exercise your rights in relation to the processing of your data if we have made a decision not to comply with or to postpone, restrict or deny your rights according to sections 4 – 6 of the Law Enforcement (Data Processing) Act.
 
You may read more about the Data Protection Agency and see the Agency’s guidelines on your rights as a data subject and your access to file complaints etc. at the Data Protection Agency’s website: www.datatilsynet.dk.

The Data Protection Agency’s contact details are:

Data Protection Agency, Borgergade 28, 5. 1300 Copenhagen K,
Telephone: 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk

Anklagemyndigheden arbejder sammen med politiet for at bekæmpe og retsforfølge kriminalitet. Vi iværksætter også fuldbyrdelse af straffe. Derudover fører vi tilsyn med politiets behandling af straffesager og behandler klager over politiets efterforskning og sagsbehandling.

Vi behandler oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) i straffesager og andre sager inden for strafferetsplejen mv. Det gør vi i overensstemmelse med retshåndhævelsesloven (lov nr. 410 af 27. april 2017 om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger med senere ændringer).

Vi behandler oplysningerne, når det er nødvendigt for at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger. Det kan også være for at fuldbyrde strafferetlige sanktioner eller for at beskytte mod eller forebygge trusler mod den offentlige sikkerhed.

Endelig behandler vi oplysninger, når vi fører tilsyn med politiets behandling af straffesager eller behandler klager og erstatningskrav med hensyn til politiets efterforskning og sagsbehandling.

Vi behandler også personoplysninger, når det af andre grunde er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, der påhviler os, eller det er nødvendigt for at udføre en opgave i samfundets interesse. Vi behandler i den forbindelse oplysningerne i overensstemmelse med reglerne i EU’s databeskyttelsesforordning 2016/679 og databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til EU’s databeskyttelsesforordning).

Fælles for både retshåndhævelsesloven, EU’s databeskyttelsesforordning og databeskyttelsesloven er, at anklagemyndigheden kun må behandle oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data og biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering, når det er strengt nødvendigt af hensyn til de formål, der er nævnt ovenfor. Disse oplysninger kaldes særlige kategorier af oplysninger.
 

Når vi behandler personoplysninger, sker det i vores it-systemer, f.eks. vores sagsbehandlingssystem.

Dine oplysninger opbevares, så længe vi vurderer, at det er nødvendigt for, at vi kan opfylde vores forpligtelser som offentlig myndighed, og for at vi kan overholde gældende lovgivning, herunder offentlighedsloven og arkivlovgivningen. Ved fastlæggelse af opbevaringsperioden følger vi behandlingsprincipperne i retshåndhævelseslovens § 4 og databeskyttelsesforordningens artikel 5.

Hvilken type personoplysninger vi behandler afhænger af den konkrete sag. Vi behandler dog som udgangspunkt altid identitetsoplysninger, herunder oplysninger om personnummer, på sagen sammen med de øvrige oplysninger, der er nødvendige for at behandle den konkrete sag.

Afhængigt af hvilken type sag, der er tale om, og hvilken rolle du har i sagen, behandler vi derfor eventuelt også oplysninger om f.eks. strafbare forhold, helbredsoplysninger eller oplysninger om statsborgerskab.

Derudover kan det i nogle sager være nødvendigt at behandle oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssige tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere dig, eller oplysninger om dine seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Anklagemyndigheden behandler de oplysninger, som du selv afgiver til os, f.eks. i forbindelse med en klage.

Vi behandler også oplysninger, som vi modtager fra politiet, domstolene og kriminalforsorgen i forbindelse med straffesagernes behandling.

Derudover modtager vi i visse sager oplysninger fra udlændingemyndighederne, sundhedsmyndighederne, skattemyndighederne, andre myndigheder, private virksomheder og borgere.

Anklagemyndigheden videregiver regelmæssigt personoplysninger til politiet og domstolene (herunder procesbevillingsnævnet), kriminalforsorgen, Justitsministeriet og andre relevante myndigheder.

Videregivelsen sker, når det er nødvendigt for vores almindelige opgavevaretagelse, herunder hvis det følger af lovgivningen, at vi skal videregive oplysningerne.

Anklagemyndigheden overlader endvidere personoplysninger til vores databehandlere, der bl.a. bistår med drift og administration af vores it-systemer.

Anklagemyndigheden videregiver endelig i nogle tilfælde oplysninger til private aktører og udenlandske myndigheder og organisationer.

Vi behandler navnlig oplysningerne for at varetage de opgaver, der følger af retsplejeloven, herunder lovens kapitel 10 og 93 a. Derudover behandler vi bl.a. oplysninger for at varetage opgaver, der følger af lov om tilhold, opholdsforbud og bortvisning, udleveringsloven og andre love og regler om internationalt samarbejde.

Vi behandler også oplysninger, når du f.eks. indgiver en anmodning om aktindsigt eller i anden anledning retter henvendelse til os, f.eks. i forbindelse med en klage.

Retshåndhævelsesloven, EU’s databeskyttelsesforordning og databeskyttelsesloven giver dig (”den registrerede”) en række rettigheder. Dine rettigheder fremgår af retshåndhævelseslovens kapitel 4-7 og 22 og af kapitel 3 i EU’s databeskyttelsesforordning og kapitel 6 i databeskyttelsesloven.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk under punktet ”vejledninger”.

Underretning

Når det er nødvendigt for, at du kan varetage dine interesser, har du i en række tilfælde ret til at modtage underretning om anklagemyndighedens behandling af oplysninger om dig.

Vores pligt til at give dig underretning kan dog udsættes, begrænses eller undlades, hvis din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.

Indsigt

Du har som udgangspunkt ret til at få bekræftet, om vi behandler oplysninger om dig. Dette kaldes din ret til indsigt og betyder, at du også har ret til at få adgang til oplysningerne og få meddelelse om navnlig:

• formål og retsgrundlag for behandlingen af oplysningerne,

• kategorierne af oplysninger og hvorfra de stammer,

• eventuelle modtagere af oplysningerne,

• tidsrum eller kriterier for opbevaringen af oplysningerne.

Din ret til at få indsigt i oplysninger kan udsættes til et senere tidspunkt, begrænses eller helt nægtes, hvis det vurderes, at din ret bør vige for andre offentlige eller private interesser, herunder for at:

• undgå, at der lægges hindringer i vejen for officielle eller retlige undersøgelser, efterforskninger eller procedurer,

• undgå at skade forebyggelsen, afsløringen, efterforskningen eller retsforfølgelsen af strafbare handlinger eller fuldbyrdelsen af strafferetlige sanktioner,

• beskytte den offentlige sikkerhed,

• beskytte statens sikkerhed eller

• beskytte dine eller andres rettigheder.

Af samme årsager kan der også være tilfælde, hvor vi ikke kan oplyse, om vi behandler oplysninger om dig.

Indsigelse

Du kan også gøre indsigelse mod behandlingen af oplysninger om dig og anmode om:

• at urigtige oplysninger berigtiges,

• at ufuldstændige oplysninger fuldstændiggøres,

• at oplysninger slettes, f.eks. hvis de ikke er behandlet korrekt,

• at behandlingen af oplysninger begrænses, f.eks. hvis du ikke mener, at oplysningerne er rigtige.

Du har krav på en skriftlig og begrundet afgørelse, hvis vi udsætter, begrænser eller nægter din ret til indsigt i oplysninger, eller hvis du får afslag på en anmodning om berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandling.

Anklagemyndighedens organisation består af Rigsadvokaten, tre statsadvokaturer med tilhørende politikredse, samt to politikredse for henholdsvis Grønland og Færøerne.

Rigsadvokaten og de tre statsadvokaturer kaldes den centrale anklagemyndighed. Anklagemyndigheden i politikredsene kaldes den lokale anklagemyndighed.

Rigsadvokaten er dataansvarlig for behandling af personoplysninger hos følgende embeder i den centrale anklagemyndighed:

• Rigsadvokaten

• Statsadvokaten i København (SAK)

• Statsadvokaten i Viborg (SAV)

Henvendelser om behandlingen af personoplysninger hos disse embeder i den centrale anklagemyndighed skal derfor rettes til Rigsadvokaten.
Rigsadvokaten har følgende kontaktoplysninger:

Rigsadvokaten
Frederiksholms Kanal 16
1220 København K
Tlf.: 72 68 90 00,

mail: rigsadvokaten@ankl.dk

Dataansvaret for behandlingen af personoplysninger hos Statsadvokaten for særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK) er delt mellem SØIK, Rigspolitiet og Rigsadvokaten. Henvendelser om behandling af personoplysninger hos SØIK kan i første omgang rettes til Rigspolitiet, der – i det omfang henvendelsen ikke henhører under Rigspolitiets dataansvar – kan vejlede om, hvem der er dataansvarlig for den givne behandling af personoplysninger hos SØIK.

Udover den centrale anklagemyndighed er der en lokal anklagemyndighed i hver af landets politikredse. Henvendelser om behandlingen af personoplysninger i den lokale anklagemyndighed skal rettes til Rigspolitiet eller vedkommende politikreds. Hvis du er i tvivl om, hvilken politikreds der er relevant i dit tilfælde, kan du kontakte Rigspolitiet.

Du kan læse mere om politiets behandling af personoplysninger på politiets hjemmeside https://politi.dk/hjemmesiden/politiets-brug-af-personoplysninger. Her kan du også finde kontaktoplysninger på politiets databeskyttelsesrådgivere.
 

Rigsadvokaten har udpeget en databeskyttelsesrådgiver for Rigsadvokaten, Statsadvokaten i København og Statsadvokaten i Viborg, som inddrages i alle spørgsmål om beskyttelse af personoplysninger.

Databeskyttelsesrådgiveren har bl.a. til opgave at orientere og rådgive medarbejderne hos den centrale anklagemyndighed om korrekt og sikker behandling af personoplysninger under hensyntagen til de registreredes og andre berørte personers rettigheder og legitime interesser.

Databeskyttelsesrådgiveren samarbejder med Datatilsynet og fungerer som Datatilsynets kontaktpunkt hos Rigsadvokaten.

Derudover kan databeskyttelsesrådgiveren oplyse dig nærmere om reglerne for databeskyttelse. Databeskyttelsesrådgiveren kan også vejlede dig om dine rettigheder i forhold til behandlingen af personoplysninger, herunder hvor du skal rette henvendelse, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens opgaver i § 31 i retshåndhævelsesloven og artikel 39 i EU’s databeskyttelsesforordning.

Databeskyttelsesrådgiveren hos Rigsadvokaten er:

Anna Alexandra Pontoppidan
Rigsadvokaten
Frederiksholms Kanal 16
1220 København K
Tlf.: 72 68 90 00,

mail: databeskyttelsesraadgiver@ankl.dk

Rigsadvokaten har udpeget Rigspolitiets databeskyttelsesrådgivere til at varetage rollen som databeskyttelsesrådgivere hos SØIK. Rigspolitiet har desuden udpeget databeskyttelsesrådgivere for hele dansk politi, herunder den lokale anklagemyndighed i politikredsene. Du kan læse mere om politiets databeskyttelsesrådgivere og finde deres kontaktinformationer på politiets hjemmeside https://politi.dk/hjemmesiden/politiets-brug-af-personoplysninger.

Datatilsynet er tilsynsmyndighed for behandlingen af personoplysninger. Du kan klage til Datatilsynet over vores afgørelser om din indsigtsret mv. og over vores behandling af oplysninger om dig.

Du har også ret til at lade Datatilsynet udøve dine rettigheder i forhold til behandlingen af dine oplysninger, hvis vi har truffet afgørelse om undladelse, udsættelse, begrænsning eller nægtelse af dine rettigheder efter kapitel 4-6 i retshåndhævelsesloven.

Du kan læse mere om Datatilsynet og se tilsynets vejledning om dine rettigheder som registreret og om klageadgang mv. på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
mail: dt@datatilsynet.dk

For visse af de sagstyper, der behandles i den centrale anklagemyndighed, gælder der nogle særlige sagsgange, der nødvendiggør en uddybning eller præcisering af den generelle gennemgang af, hvordan personoplysninger behandles i den centrale anklagemyndighed.

De særlige forhold er beskrevet nedenfor. I det omfang der ikke står andet anført, om f.eks. dataansvar, slettefrister, klageadgang osv., gælder det, der er anført i den generelle gennemgang ovenfor.

Sager, hvori der bliver idømt en særforanstaltning (f.eks. behandlingsdom, anbringelsesdom, tilsynsdom eller forvaring)

Endelige byrets- og landsretsdomme, hvori der idømmes en foranstaltning efter straffelovens §§ 68-70, sendes til den regionale statsadvokat med henblik på, at statsadvokaten kan føre tilsyn med foranstaltningen. Der oprettes derfor en sag hos den regionale statsadvokat – uanset om sagen ankes.

De regionale statsadvokater behandler oplysninger om en domfældtes forhold med henblik på at føre kontrol med, at en idømt særforanstaltning ikke opretholdes i længere tid eller i videre omfang end nødvendigt, samt at de lovbestemte frister for indbringelse for retten overholdes. Det følger af straffelovens § 72 og §§ 68 a og 69 a.

Desuden behandles oplysninger i forbindelse med udgang til anbringelsesdømte, der hører under statsadvokaternes kompetence, jf. bekendtgørelse nr. 200 af 25. marts 2004 med senere ændringer om udgangstilladelse m.v. til personer, der er anbragt i hospital eller institution i henhold til strafferetlig afgørelse eller i medfør af farlighedsdekret.

Endelig behandles oplysninger om tildeling af frihedsgoder til forvarede og livstidsdømte i forbindelse med høringer fra kriminalforsorgen.

I forbindelse med statsadvokatens behandling af sagen indhentes der i relevant omfang oplysninger, herunder helbredsoplysninger, fra blandt andet sundhedsmyndigheder/kommunale myndigheder, psykiatrien, Kriminalforsorgen, Retslægerådet og/eller kommunen/Samrådet for udviklingshæmmede lovovertrædere, institutioner for personer med vidtgående psykiske handicap, politiet, udlændingemyndighederne og en beskikket bistandsværge.

I forbindelse med sagens behandling videregiver statsadvokaten i relevant omfang oplysninger til samme myndigheder, samt i forbindelse med domstolsprøvelse tillige til domstolene og en beskikket advokat.