»Jeg skal ikke foregøgle nogen, at det er let. Det kræver både nytænkning og et tæt og tillidsfuldt samarbejde på tværs. Toplederforum giver os mulighed for et sådant tæt samarbejde. Og det er afgørende – for en kæde er ikke stærkere end det svageste led. I Toplederforum justerer og strammer vi på alle leddene, så kæden bliver så stærk som mulig.«

Det nye mødeforum, der blev etableret i foråret 2013, har da også allerede kastet konkrete resultater af sig.

Bedre information på tværs skal afskaffe flaskehalse

En af udfordringerne har været, at de underliggende styrelser hver især har været gode til at måle på deres egen indsats, mens det har været svært at skabe overblik over den samlede sagsbehandlingstid for borgernes vej gennem retssystemet.

Med afsæt i Toplederforum er der nedsat et såkaldt Controllerforum, som ved brug af bl.a. kriminalregistret skal gøre det muligt også at kunne måle sagsbehandlingstider på tværs af styrelserne under Justitsministeriet. Det samme Controllerforum skal endvidere sikre en bedre information på tværs af straffesagskæden, som gør det muligt at planlægge større sagers gang gennem retssystemet, undgå flaskehalse og mindske sagsbehandlingstiden.

Har ikke været gode nok til at tale sammen

Eksempelvis har det stor betydning for både anklagemyndigheden, domstolene og Kriminalforsorgen, når politiet sætter fokus på en bestemt type kriminalitet med flere anholdelser til følge. Selv om der naturligvis er foregået en koordinering, når politiet eksempelvis har planlagt razziaer på Christiania, skal informationsudvekslingen mellem styrelserne blive bedre. Det er der bred enighed om i Toplederforum, fortæller rigsadvokat Ole Hasselgaard, som er øverste chef for anklagemyndigheden.

»Vi har ikke været gode nok til at tale med hinanden om aktuelle indsatsområder og de efterfølgende konsekvenser for de øvrige aktører i straffesagskæden. Når vi drejer på ét hjul i maskineriet, kan det mærkes andre steder – så det gælder ganske enkelt om at få styrket kommunikationen på kryds og tværs af straffesagskæden,« siger Ole Hasselgaard.

Det er imidlertid ikke kun på de overordnede linjer, at Toplederforum arbejder. Flere konkrete projekter er forankret i Toplederforum, og de har alle det formål at lette hverdagen ikke bare for de involverede medarbejdere, men også for de borgere, som er retssystemets ufrivillige "kunder".

Et af disse projekter er videoafhøring af varetægtsarrestanter i forbindelse med fristforlængelser. Projektet betyder, at Kriminalforsorgen og politiet sparer ressourcer og ikke mindst tusindvis af kørselskilometer, fordi varetægtsarrestanter fremover kan fremstilles i arresthuse for en dommer via videolink.

Fælles fodslag gav stærkere strategi mod bander

Med styrelsescheferne og departementschefen samlet har Toplederforum ofte fokus rettet mod det strategiske område. F.eks. bygger regeringens bandestrategi på tanker sået i Toplederforum. Og det har været helt nødvendigt at samordne en overordnet strategi på tværs af styrelserne, fortæller Johan Reimann, som er direktør i Kriminalforsorgen.

»Vores vigtigste rolle er at få løsladt folk til et liv uden kriminalitet. Men det nytter jo ikke, at politiet har en strategi om at få alle bandemedlemmer bag tremmer, og jeg har en strategi om, at de skal løslades. Med bandepakken har vi fået fælles fodslag i bandestrategien. For os alle er det nu et mål at sætte håndfast ind over for banderne – hvilket vil sige at holde bandemedlemmerne bag tremmer. Det ligger også i strategien, at bandemedlemmer med ønske om at forlade banderne skal have hjælp til at komme ud af bandemiljøet. Og de, som ikke vil, skal blive bag tremmer. Det er et resultat af nogle drøftelser i Toplederforum,« siger Johan Reimann.

På forkant med sagerne

En anden styrke ved Toplederforum er muligheden for at udbrede de gode eksempler på lokalt samarbejde på tværs af styrelserne til hele landet. Som eksempel nævner rigsadvokat Ole Hasselgaard forhåndsberammelser af større straffesager, som sikrer en hurtigere behandling af sagerne, selv om det endelige anklageskrift ikke er færdigudarbejdet.

»Vi ser en del eksempler på et vældig fint lokalt samarbejde. Her kan vi med fordel bruge Toplederforum til at udbrede de gode eksempler til andre steder i landet, hvor samarbejdet stadig kan gøres bedre,« siger Ole Hasselgaard.

Elektroniske sagsmapper skal spare tid

For rigsadvokaten og anklagemyndigheden har det været et stort ønske at få etableret en elektronisk særakt, som kan følge en kriminel gennem hele straffesagskæden. Særakten er den mappe, der indeholder alle relevante personlige oplysninger på en sigtet eller tiltalt – herunder en liste over alle vedkommendes tidligere domme og lovovertrædelser – og den eksisterer i øjeblikket kun i papirformat.

»I dag bruger man masser af tid på fysisk at fremskaffe særakten, og nogle gange er man nødt til at udsætte sager, fordi man ikke har det komplette materiale. Der har vi i Toplederforum igangsat et arbejde med at få en elektronisk særakt, som kan følge den sigtede, tiltalte og dømte hele vejen gennem straffesagskæden,« fortæller Ole Hasselgaard.

Domstolsstyrelsen deltager som observatør

Domstolene hører bevillingsmæssigt under Justitsministeriet, men justitsministeren kan ikke bestemme over domstolene. Derfor deltager Charlotte Münter som direktør i Domstolsstyrelsen også kun som observatør i Toplederforum. Men det er hun godt tilfreds med.

»Toplederforum har givet os et overblik og et tættere og mere struktureret samarbejde, som vi ikke havde på samme måde før. Det er godt at kunne være med og både redegøre for vores egne projekter og samtidig give vores input til, hvordan det går med projekter, som de andre har ansvaret for,« siger Charlotte Münter.

I det hele taget glæder de involverede chefer sig over Toplederforum og muligheden for både at drøfte og løse nogle af de aktuelle udfordringer. Og selv om direktøren i Domstolsstyrelsens rolle i Toplederforum er anderledes end de øvrige styrelseschefer, ville ingen af dem undvære domstolene i Toplederforum. Heller ikke rigspolitichef Jens Henrik Højbjerg.

»Det er af stor betydning, at vi i Toplederforum åbent og fordomsfrit kan drøfte alle problemstillinger af fælles interesse og betydning for straffesagskæden. Det kan eksempelvis være håndteringen af større straffesager, som kræver mange politibetjente i flere dage til både transport og bevogtning. Her har en effektiv tilrettelæggelse stor indvirkning på, hvor mange ressourcer vi skal anvende på opgaven i politiet. Det er sådanne emner, som vi har mulighed for konstruktivt at drøfte i Toplederforum – ikke mindst fordi domstolene sidder med ved bordet. I det hele taget er det en væsentlig styrke for Toplederforum, at domstolene også er repræsenteret,« siger Jens Henrik Højbjerg.

Rigsadvokat Ole Hasselgaard, rigspolitichef Jens Henrik Højbjerg, departementschef i Justitsministeriet Anne Kristine Axelsson, direktør i Domstolsstyrelsen Charlotte Münter og direktør i Kriminalforsorgen Johan Reimann.